CRM per la gestione dei progetti

Applicare un metodo rigoroso e preciso è fondamentale nella gestione dei progetti se si vuole raggiungere i risultati prefissati, evitando sprechi in termini di risorse e tempo impiegati.

Il modulo CRM per la gestione dei progetti offre la possibilità di organizzare tutte le attività identificate per lo svolgimento di uno specifico progetto che, nel tempo, comporta inevitalbimente l'impiego di risorse aziendali, la collaborazione tra gli attori, la condivisione di know how, di informazioni, documenti ecc...

Creazione di un progetto

Un progetto può essere creato e, volendo, associato ad uno specifico cliente dell'anagrafica del CRM.
Esso viene definito con le seguenti informazioni principali:

  • Nome
  • Data inizio e fine
  • Responsabile progetto
  • Stato
  • Priorità
  • Flag per decidere se considerare i giorni lavorativi
  • Template

Soluzioni CRM

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CRM

Per template si intende la possibilità di definire una tipologia, un modello di progetto che viene svolto n volte durante l'attività aziendale. In questo modo, sarà possibile creare nuovi progetti in pochissimi minuti, in quanto verranno riprese le caratteristiche del template salvato in precedenza e sarà possibile modificare solo le informazioni che si differenziano.

Una volta creato il progetto e definite le sue caratteristiche, il modulo progetti offre le seguenti possibilità:

  • Stabilire le risorse coinvolte nel progetto
  • Definire dei compiti di progetto "tasks"
  • Creare delle attività per organizzare il lavoro come compiti,promemoria, notifiche ecc...
  • Allegare files come manuali, documenti ecc...
  • Associare al progetto eventuali reclami o feedback

In questo modo, tutti gli utenti coinvolti, il responsabile di progetto e gli assegnatari dei task, hanno la possibilità di collaborare, trovando in unico luogo informazioni condivise, documentazione, attività da svolgere e avendo la possibilità di controllare lo stato di avanzamento dei lavori.
Attraverso email o popup di notifica è possibile inoltre comunicare l'assegnazione di nuovi task  o ricordare eventuali scadenze, compiti da svolgere ecc..

Gestione dei tasks di progetto

Ogni task inserito viene definito dalle seguenti informazioni:

  • Nome
  • Data di inizio e data di fine
  • Utente assegnatario
  • Stato
  • Priorità
  • Livello di avanzamento
  • Note 
  • Sforzo stimato in termini di tempo
  • Sforzo effettivo impiegato
  • Dipendenze: relazioni di precedenza tra task (finish to start, start to start)
  • Definizione come Milestone 

Esempio di creazione di un nuovo task

Molto utile è la visualizzazione del progetto e dei tasks tramite il diagramma di Gantt 

Durante lo svolgimento del progetto si possono aggiornare le informazioni di avanzamento dei task, indicando una percentuale di completamento e segnalando un eventuale ritardo rispetto alla data di fine job prevista. Nel caso in cui la causa sia nota, ho la possibilità di allegare della documentazione o creare una segnalazione.
A progetto ultimato, può essere molto utile analizzare come i vari task siano stati svolti e valutare le cause e l'entità di eventuali ritardi. In questo modo ho la possibilità di perfezionare e rendere più efficienti i processi aziendali.

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